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  • Photo du rédacteurRomain Larue

GERER SON TEMPS



Nous avons des vies de plus en plus en remplis avec des deadline qui se cumulent dans l’année. Et nous sommes souvent perdu dans tout ce que nous devons faire. Cela vaut pour la vie privée, la vie professionnelle ou lorsque nous sommes étudiants.

Pour avoir une organisation moins floue, nous pouvons nous organiser de façon efficace pour éviter les deadlines oubliés ou mal anticipées

Dans cette vidéo je vous propose de prendre un peu de recul sur le planning avec 4 zooms différents sur notre organisation.

C'est parti !


ORGANISATION ANNUELLE

Dans un premier temps nous allons prendre un maximum de recul et voir l'année en cours pour y placer les évènements marquants et les deadlines qui nous sont imposées ou que nous nous sommes imposées. Je n'ai pas trouvé d'outils numérique déjà fait pour mettre en place cette étape alors je l'ai faite dans un tableau simple : les mois dans les colonnes et une ligne par jours. On peut y mettre des couleurs et j'ai préféré placer des couleurs pour avoir une visions des semaines ou je suis avec ma fille. Mais on peut très bien y mettre les weekends ou les jours ou on travail. Une fois que nous avons notre trame nous allons pouvoir mettre en place les éléments importants de l'année soit avec des périodes comme les vacances ou des grands rendez-vous comme des interventions, des cours. Le tout est de noté l'objectif de la journée ou une deadline précise. Pas besoin d'y mettre des détails nous aurons d'autres moyens pour le faire après. Attention à ne pas chercher à mettre quelque chose tous les jours tout de suite. Si notre agenda annuel est déjà rempli le premier janvier nous risquons d'avoir du mal à accepter de nouveaux projets dans l'année.




ORGANISATION TRIMESTRIELLE

Une fois que nous avons posé nos objectifs et les moments important de l'année nous allons pouvoir nous concentrer sur une période plus courte. On peut choisir le mois ou le trimestre. Je mélange un peu les deux en mettant mes objectifs trimestriels à la suite mais en les rangeant quand même par mois. Pour cela j'utilise ma trame Notion avec des couleur en fonction des activités : perso, pro, autre... Ce sont des objectifs simples que je place sans détails. Chacun de ses objectifs correspond à un projet que je mets en place sur une période donnée. J'analyse donc les besoins de chacun pour savoir combien de temps sera nécessaire pour y arriver. J'ai déjà parlé cette façon de faire dans ma vidéo sur le pomodoro. Je vous mets le lien dans la description.




ORGANISATION DE LA SEMAINE

On zoom encore un peu avec la vision par semaine. On commence déjà par remplir les choses qui ne peuvent pas bouger : le sommeil, les séances de sport, les repas et les moments personnels. Activez la répétition des éléments si vous avez des heures de travail ou de sport qui sont les mêmes toutes les semaines. Vous pouvez également programmer des évènement tous les mois comme faire sa compta... ou toutes les deux semaines ou même tous les 3 ou 10 jours si vous le souhaitez. Si nous avons des horaires fixe de travail nous pouvons les placer.

Une fois qu'on a posé tout ça on peut voir les moments où nous nous avons du temps pour placer les différents éléments que lesquels nous aimerions avancer. Pour moi c'est principalement le matin et le mardi ou je ne travaille pas au cabinet. Je place donc des sessions de travail qui correspondent à mes objectifs trimestriels pour avoir fini quelques jours avant la deadline. Je rempli cet agenda en fonction des projets, je pars de la date limite et je place les sessions en revenant en arrière dans le calendrier. Je commence par les créneaux imprévus et je reviens en arrière jusqu'a la première brique de travail. Je sais donc quand je dois commencer pour ne pas être en retard. Ça me permet de ne pas passer trop de temps sur un projet à l'avance. Avec cette technique on contourne la fameuse loi de Parkinson en définissant à l'avance le temps que va nous prendre un projet et on s'y tien !

Nous avons donc des éléments placés selon notre planning à des moments où nous savons que nous avons le temps et nous avons prévu que ce temps soit suffisant pour faire la tâche. Pour des projets professionnels nous placerons les phases de travail dans les heures de travail pour ne pas rester au-delà de nos heures de boulot. N'oubliez pas d'y placer les réunions, déjeuner et autres évènements avant de remplir votre temps avec des projets.





ORGANISATION DE LA JOURNEE

La dernière vue est celle de la journée qui nous permet de voir ce que nous avons prévu de faire, la façon dont le planning est organisé. J'aime regarder ça la veille pour visualiser la journée du lendemain et m'y préparer. Je mets de côté des fichier, ou je prépare des courriers que je dois traiter. J'ouvre aussi les bonnes applications sur mon ordinateur pour être directement devant quand je vais commencer à travailler. Cette vision de la journée permet aussi de placer des petits élément qu’on n’a pas forcément prévu dans notre semaine entière : des appels téléphoniques imprévus, des courses à faire ... Ça permet d'avoir une vision de notre planning qui est certes très carrées mais qui limite la prise de décision pendant la journée. Nous avons des tâche à effectuer parce qu'elles ont un intérêt aujourd'hui pour des objectifs trimestriels qui nous permettrons d'arriver à nos objectifs annuel sans avoir de sprint de dernière minute.




CONCLUSION

Pour réussir à boucler nos projets nous avons besoin d'un peu d'organisation pour gérer notre temps et ne rien oublier. La vision annuelle est un point de départ important pour avoir du recule sur nos projets à concrétiser à long terme. Les étapes suivantes permettent d'organiser notre temps jusqu'à notre journée ou nous n'aurons pas à choisir ce que nous devons faire puisque nous l'auront fait à l'avance. La diminution de la prise de décision pourra nous permettre d'être plus efficace dans notre journée sans pour autant être surchargé.

N'hésitez pas à partager vos expérience en commentaire ou sur les réseaux sociaux : Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn.

C'était Romain LARUE, c'est fini pour cet article, on se retrouve dans la prochain. D'ici là tâchons d'être meilleur tous les jours.


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