Aujourd’hui, nos projets peuvent tenir entièrement dans nos ordinateurs. On peut y accumuler des fichiers en pagaille et en avoir partout. On est sûr de les avoir quelque part, mais on peut aussi ne jamais les trouver. Cela passe parfois par des dossiers, des sous-dossiers, des sous-dossiers de sous-dossiers… créés partout. Ou un bureau surchargé. Et dans ces conditions, on perd du temps à chercher des données avant, pendant, et après un projet.
Si je vous disais que vous pouvez organiser votre stockage numérique autour de 4 ou 5 dossiers principaux qui ne vont pas vous limiter et qui vont même vous faire gagner un temps très précieux !
Cette organisation, c’est la méthode PARA. On va voir ce que c’est, comment utiliser chacun des dossiers et je ne vous donnerai pas une, mais deux astuces pour bien l’utiliser.
LA PARA MÉTHODE
Bonjour à tous, je m’appelle Romain Larue. Je suis ostéopathe, coach, et j’aime me lancer dans plein de projets. Pour y arriver, j’ai besoin d’avoir un planning organisé et des données tout aussi bien rangées. Et c’est là que la méthode PARA a changé ma vie. Elle a été créée par Tiago Forté qui avait un petit souci d’organisation mentale et qui a décidé de déléguer cette organisation à son disque dur. Il en parle dans son livre “Se construire un deuxième cerveau” qui a mené à un deuxième livre spécifique sur la méthode PARA.
Cette méthode consiste en une organisation simple de toutes nos données dans 4 dossiers :
Les Projets
Les Aires
Les Ressources
et enfin Les Archives
D’où la méthode PARA… Je mets des numéros pour que ce soit dans l’ordre.
Ces dossiers permettent de trouver ce que nous cherchons facilement parce qu’ils sont très spécifiques. On peut également répliquer ces dossiers dans différents logiciels, comme celui que l’on utilise pour la prise de notes.
Bon… Maintenant qu’ils sont créés, on va voir ce qu’il se passe dans chacun de ces dossiers.
PROJETS
Le dossier projet contient toutes les actions que nous avons à mener et qui ont une deadline, une fin. Ils sont dans ce dossier le temps du projet avant d’être archivé. On a, en général, 15 à 20 projets en cours.
On peut y mettre les projets pro, perso, des idées à creuser ou des choses à faire qui nécessitent d’accumuler des fichiers comme… la compta…
J’aime bien mettre une petite lettre au début de chaque dossier pour savoir à quelle partie de ma vie il appartient.
P pour Perso, C pour cabinet, O pour le centre Oscaria, CSO pour l’école…
On met dans ces dossiers tout ce dont on a besoin : fichiers, présentations, notes vocales, photos, pièces jointes de mail, brouillons, factures, tout ce qui a un lien avec le projet se trouve dedans. Ça permet d’avoir tout sous la main quand on se met sur le projet. Au lieu de devoir rassembler ou chercher les fichiers, on sait que quand on ouvre ce dossier, on a tout.
En faisant la même chose avec votre application de notes, vous n’avez qu’à l’ouvrir aussi dans le même dossier et vous avez toutes vos données en face de vous en deux clics.
L’autre intérêt, c’est que vous n’avez que ce qui concerne votre projet sous les yeux, donc vous n’aurez pas de moment où vous allez vous dire “Tiens, qu’est-ce que c’est que ce fichier ? Qu’est-ce que c’est que ce mail ?” et vous n’allez pas ouvrir par inadvertance un fichier qui va vous propulser dans un autre projet.
Un dossier projet, au-delà d’être la ressource ultime pour un projet, c’est aussi un moyen de concentration incroyablement efficace.
AIRES
Les aires ont un point commun avec les Projets : c’est qu’ils regroupent tout ce qui concerne un sujet, mais là, c’est plus un pan de notre vie. Ce sont des choses qui n’ont pas de fin, comme les enfants, nos sujets de recherches de vie, nos passions, la maison… On y met également tout type de fichiers pour pouvoir se plonger dedans quand on a du temps pour, l’envie ou le besoin.
Vous pouvez en avoir autant que vous le souhaitez en fonction de vos besoins et de vos envies.
Moi, je les ai créés en fonction de mes activités pro et perso et de mes passions.
Je n’en dis pas plus sur ce dossier ; chacun aura son organisation à l’intérieur de chaque dossier.
RESSOURCES
Voilà le dossier qui a répondu à énormément de problèmes pour moi. C’est mon chutier, ma boîte à idées, ma base de fichiers utiles mais qu’on ne sait jamais où ranger.
Vous savez, parfois vous voyez un post inspirant sur LinkedIn, mais le mettre en favoris ne sert à rien parce qu’on ne le retrouvera jamais. Mais on se dit qu’on a vu quelque chose d’une façon nouvelle et c’est inspirant. Le terme inspirant est vraiment ce qui motive le remplissage de ce dossier. Ce qu’il y a dans ce dossier sert pour expliquer quelque chose ou se souvenir d’une autre. Et bien là, je prends l’image qui m’a inspiré, je la nomme correctement avec le nom de l’auteur et je l’enregistre dans ressources. C’est un chutier de fichiers utiles pour plus tard sans forcément qu’ils fassent partie d’un projet pour le moment. Mais le jour où je voudrai l’intégrer, je saurai qu’il est là.
Le plus important pour le retrouver, c’est de bien nommer les fichiers.
Dans ce dossier, on trouve aussi les fichiers dont on a besoin de façon récurrente. J’ai mis des logos, des images, des structures, qui peuvent servir dans plein de projets mais qui sont là.
Par exemple, j’ai une photo de qualité de Tiago Forté et de ses livres, pareil pour chaque livre dont je parle régulièrement dans les vidéos. Ça évite d’aller sur le net les chercher à chaque fois.
On peut vraiment y mettre tout, ce n’est pas une archive, c’est plutôt une bibliothèque personnelle avec ce qui peut
nous servir.
ARCHIVES
L’archive, la voici, elle a une utilisation simple ! On glisse dedans les projets qui sont terminés. Attention, on laisse dedans tout ce qu’il y a. Pas besoin de faire le ménage parce que l’utilité de l’archive, c’est de retourner dedans le jour où un projet identique se présente. Ou si nous associons une information à un projet, il sera plus simple de la trouver. Vous pouvez également exporter vos notes et vos dessins en PDF pour les mettre directement dans le dossier pour vraiment centraliser tout le projet.
C’est votre mémoire pour les données mais aussi pour avoir des exemples et des rappels de process. On en reparle dans les astuces.
Le stockage n’est plus un problème aujourd’hui avec la taille de nos disques durs, nous pouvons garder beaucoup de données. Si vraiment vous manquez de place, c’est ce dossier que vous pouvez placer dans un disque dur externe.
On a fait le tour des dossiers. Maintenant, je vous parle de mes astuces.
ASTUCE 1
Ma première astuce, c’est de modifier le PARA en IPARA. Ça consiste à ajouter un dossier inbox en premier pour y glisser rapidement des fichiers que nous allons par la suite traiter avant de les placer dans les dossiers. Je m’en sers surtout pour des choses qui vont finir dans la partie ressources. Mais c’est là aussi que je vais mettre les fichiers que je scanne à la volée avec mon téléphone. Ce sont des données brutes que nous devons souvent traiter ou formater avant de les glisser dans les projets ou le dossier ressource.
Attention à ce dossier, on va très vite dans une accumulation importante, surtout avec les choses inspirantes. Il faut essayer de se libérer un peu de temps pour traiter ça régulièrement. J’utilise Notion, qui me permet de mettre une page internet entière de côté qui est référencée automatiquement. Pour cela, vous pouvez installer une extension dans votre navigateur comme Notion Web Clipper ou Save to Notion.
Et après une petite relecture et une note de synthèse, je transfère aux ressources. Pour vous aider à traiter convenablement ce genre de fichier, je vous invite à regarder cette vidéo où je vous parle de la méthode CODE pour prendre des notes et analyser un fichier.
ASTUCE 2
Ma deuxième astuce, c’est pour les dossiers de projets. Dans chaque dossier, je crée un fichier ou un espace texte dans Notion simple avec les contacts que j’ai eu pour ce projet. On a plus tendance à se souvenir dans quel contexte on a interagi avec les gens plutôt que leur nom ou leur prénom. De cette façon, je retrouve plus facilement le nom et donc les coordonnées de quelqu’un en allant dans l’archive du projet directement.
L’autre petit fichier texte que je crée, c’est un FEEDBACK sur le projet, alors c’est jamais très long, mais je note les mauvaises décisions, les choses qui m’ont fait perdre du temps et comment j’ai solutionné cela. Ça me permet de retourner dans le dossier quand je commence un projet qui ressemble à quelque chose que j’ai déjà fait ou quand je veux trouver une solution que j’ai déjà utilisée. Comme pour les contacts, on se souvient plus souvent du projet que de la solution en elle-même. Je note aussi comment j’ai obtenu certaines informations, ça évite de contacter la mauvaise personne ou d’aller sur le mauvais site. C’est un fichier des leçons apprises pendant ce projet pour ne pas refaire les mêmes erreurs.
CONCLUSION
Notre gestion de fichiers peut rapidement devenir un calvaire si nous n’avons pas une structure claire et simple. Nous en avons tous essayé plein avec plus ou moins de succès. La méthode PARA conjugue l’efficacité et la facilité dans l’utilisation et elle est réplicable dans différents logiciels. C’est une méthode qui peut vraiment vous aider à gagner du temps et vous éviter des prises de tête pour trouver vos fichiers. C’est aussi une méthode qui permet de rester concentré sur ce que nous avons à faire.
J’espère qu’elle vous aidera, partagez vos expériences en commentaire. C’est toujours intéressant de voir comment vous vous appropriez les différentes méthodes.
C’était Romain Larue. C’est fini pour cette article, j’espère qu’il vous a plu.
On se retrouve dans la prochaine, d’ici là tâchons d’être meilleurs tous les jours.