Beaucoup d'entre nous sont pleins de projets, de rêves, d'objectifs à atteindre mais qui sont des montagnes devant nous à chaque fois que nous y pensons.
J'ai ressenti ça devant beaucoup de mes objectifs de vie jusqu'à ce que je me mette à apprendre comment planifier mes projets pour les rendre motivants sans pour autant qu'ils ne deviennent trop facile.
Aujourd'hui plus un projet est grand plus il m'inspire et plus je me sent bien dans sa réalisation.
Tout cela est possible grâce à un outils simple : mon agenda. Nous en avons tous un et nous l'utilisons pour différentes choses, je vais vous expliquer ici, comment j'ai décidé d'utiliser le mien pour en faire un moteur de ma productivité et surtout pour m'organiser et atteindre mes objectifs sans stress.
TU ME CONSEILS QUEL TYPE D'AGENDA ?
Je pourrai conseiller celui que j'utilise mais en fait ça dépend de chacun, il existe des façons très variables de tenir un agenda parce que les supports sont nombreux :
Il y a ceux qui vont aimer leur agenda papier parce que l'objet est important et motive par sa présence et le fait d'écrire dedans. Les inconvénients de ce support se trouvent dans le format qui nécessite de la place, voir un sac pour le transporter. Le fait qu'ils soit possible de le perdre et de perdre par la même occasion tout ce qui s'y trouve. Le dernier point est que ses pages ne sont pas extensible et que les informations que l'ont peut intégrer dedans sont limitées en terme de quantité.
D'autres sont plutôt fans du cahier, type journal, pour être libre d'organiser la présentation de leur planning comme ils le sentent: c'est une liberté qu'on ne trouve que dans ce type de support et qui peut être motivant pour beaucoup. On peut y mettre autant d'information que l'on veut dans l'espace que l'on veut, y faire apparaitre des jours avec de larges espace ou en enlever certains. On peut même ne planifier que le temps libre en dehors du travail. Les inconvénients sur ce support physique sont les même que pour l'agenda papier et il y a un prérequis de créativité pour commencer à imaginer ce genre de mise en page qui devrait tenir compte de bon nombre paramètres et rester efficace.
Pour certain un calendrier sur un mur suffira, son avantage est d'avoir une vision à long terme (6 mois à 1 ans en fonction du format). Il faudra, par contre, faire avec l'espace disponible pour mettre des informations dessus. Il permet l'utilisation de code couleur et de légende pour avoir aspect visuel rapide (ma mère est spécialiste de ce genre de calendrier et je suis admiratif de l'efficacité de son calendrier mural). L'inconvénient principal se trouve bien évidemment dans la quasi impossibilité de transporter ce support de planning avec nous partout.
Il y a enfin l'agenda numérique qui permet de cumuler quelques un des avantages des agenda précédant mais qui n'a pas l'effet "objet" dont certains ont besoin. L'agenda numérique permet d'avoir un espace modulable à souhait avec la possibilité d'ajouter des l'informations sur chaque item sans limite. Il permet également d'avoir un code couleur pour les différentes tâches ou projets. Pour la gestion de projet long, il permet de programmer des objectifs sur plusieurs années et de revenir sur des éléments passés et leurs détails sans limite de temps. Pour les gens qui ont tendance à oublier leur agenda ou à le perdre (moi?), l'agenda numérique maintient les données et peut être consulté depuis n'importe quel objet connecté à internet. L'aspect non matériel va pousser certains à ne pas le choisir mais lorsque cela importe peu, l'agenda numérique est sans doute le meilleur compromis. C'est celui que j'utilise.
COMMENT JE FAIS POUR MIEUX UTILISER DE MON AGENDA ?
On sait tous se servir d'un agenda pour mettre des rendez vous de dentiste, des rendez vous familiales ou autre. Pour l'atteinte d'objectif c'est un peu différents parce qu'il a une petite préparation à faire avant de le poser dans l'agenda :
La première étape est de définir précisément l'objectifs, plus il y a de détails dans la vision de l'objectif moins il y aura d'oubli dans sa réalisation. Il faut ensuite donner une date maximale de réalisation de l'objectif, cela peut être un jour, une semaine, un mois voir même une année. Personnellement j'aime donner une date précise même à des objectifs sur 2 ou 3 ans.
La deuxième étape consiste à découper l'objectif en étapes qui nous permettrons de l'atteindre. Les différentes étapes nécessaires dans le processus permettent de définir des orientations sans s'éparpiller pour atteindre l'objectif : recherche, écriture, fabrication, création, correction, envoi, aller voir quelqu'un ou quelque chose... tout est possible et les possibilités sont illimitées puisque tous les projet son possibles.
Un fois les étapes clairement définies, nous pouvons lister les actions à mettre en place pour chaque étape : si elle sont courtes et peuvent être faite en une seule session de travail nous pourront les placer dans l'agenda, si elles sont trop conséquentes en terme de temps, nous allons les découper en sous tâche.
Le but est d'avoir un objectif pour chaque entrée du planning, si je dois écrire un cours par exemple, je vais mettre plusieurs heures à le faire, je défini donc qu'une session de travail portera sur tel chapitre, ou la mise en pages des images ou la relecture... Et comme je travail en POMODORO je découpe tout en sous tâches de 25 minutes (l'article sur le POMODORO est ici)
Une action doit avoir quelques caractéristiques :
1 - Etre précise avec objectif défini : on doit avoir un résultat à la fin.
2 - Etre accessible mais pas facile : le découpage n'a pas pour objectif de rendre les choses trop faciles mais surtout de les rendre réalisables. Si quelque chose parait trop simple, on aura l'impression de pouvoir le faire en même temps qu'autre chose et donc de ne pas le faire à la date prévue.
3 - Avoir un temps nécessaire à sa réalisation : cela permet de le placer dans l'agenda à un moment ou nous avons suffisamment de temps.
4 - Avoir ne date d'effet pour le placer dans l'agenda facilement en fonction de ce qui s'y trouve déjà, on hiérarchise un peu les actions dans le temps.
Après cet étape nous somme prêt à enter nos action dans notre agenda !
OK ! COMMENT JE METS TOUT ÇA DANS MON AGENDA ?
Je vais, ici, vous expliquer comment je fais pour gérer mon agenda numérique, la méthode est transposable pour les autres types d'agenda (veillez à utiliser un crayon de papier si vous avez des agenda physiques). J'ai mis en place cette technique après avoir regardé un tutoriel de Cheryl B. Engelhardt sur Skillshare (si si je regarde des tutoriel sur la gestion d'agenda... et c'est pas le plus improbable des tutoriels que j'ai regardé)
Dans mon agenda (Calendrier de mon iPhone, mais ça marche avec Goolgle agenda ou tout autre agenda numérique), j'ai créer un agenda nommé "TO DO".
J'y place d'abord les limites que je me suis donné pour la réalisation de chaque étape, comme je date précisément c'est en général élément qui prend une journée entière pour que je vois bien !
Ensuite je prend un peu de recule sur le temps que cela me donne pour faire chaque étape et je place les actions de façon à ne pas être surchargé juste avant la date de réalisation de l'étape. Je laisse toujours quelques possibilités de libres pour le cas ou je dois reporter ou prendre plus de temps pour une action pour une raison ou une autre.
Chaque action va être placée au milieu de mon agenda professionnel et personnel.
Veillez à ne pas vouloir remplir tous les trous : pendant quelque semaines j'ai placé des actions durant ma pause déjeuner que j'avais allongée à cette occasion et il s'avère qu'après manger je ne suis pas productif lorsque je suis au cabinet, donc j'ai repris ma longueur de pause précédente et je ne place jamais rien à faire le midi (sauf peut être un coup de téléphone).
Le recule pris sur l'agenda pour placer les actions à permis d'éloigner mon habitude de procrastination et cette phrase "j'ai le temps, je le ferai plus tard" qui allait jusqu'à la veille de la date de rendu avec le magique "si je dors 2h cette nuit j'aurai tout fait demain".
La petite astuce pour se motiver est de définir une couleur pour les actions à faire et une autre les actions finies, à chaque fois que l'on change la couleur d'une action notre cerveau reçois une petite décharge de dopamine qui motive pour le faire encore. J'ai donc un agenda nommé "DONE" dans lequel je fais passer les actions terminées : "TO DO" est jaune et "DONE" est gris. Si vous avez un support papier vous pouvez rayer ou cocher ce que vous avez fini, je vous conseil de ne pas rayer de façon trop insistante pour pouvoir relire en cas de besoin ou pour avoir une aide mémoire. Parfois regarder un peu ce qu'on a déjà fait peut nous motiver pour continuer.
CONCLUSION
Le planning est un outils puissant pour la réalisation d'objectifs à court comme à long terme, il permet de se lancer dans de grands projets avec des actions simples qui peuvent commencer tout de suite.
J'espère que la méthode que j'utilise pourra vous aider dans votre propre organisation et que vous voyez les possibilités d'atteindre vos objectifs que cela vous offre.